通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作
议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 （2）会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 （3）会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。 （4）其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 3）住宿费用 住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有些是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。 4）餐饮费用 （1）早餐。早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用）。 （2）午餐及晚餐。午餐及晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 （3）酒水及服务费。通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。 （4）会场茶歇。此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡及点心为主。 5）联谊酒会/舞会 事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。 6）视听设备 除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理；音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。 7）演员及节目 通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关专场或包场除外。 8）其他点心、水果及调制色酒 9）杂费 杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。2．展览预算科目(53) 展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用（如果有考察计划的话）。不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。 1）展览场地租赁 如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3m×3m，隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。如果是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预测了通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关。 2）交际/酒会 交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。 交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。 重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。 由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。 3）新闻发布会 新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，可以单独召开，也可以附属于其他形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以答记者问为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素：目的、信息发布的目标受众、拟邀请对象、发布会规模。（二）会展项目编制与管理(54)1．编制展会预算的四大优势 1）明确经营目标 明确经营目标是指企业管理中，有一个很重要的科目，即目标管理。这一目标从哪里来，其实就是以财务预算为基础。没有财务预算怎么能有目标呢？然而现在很多的展览公司并没有清晰的预算目标，而是在执行中做多少算多少。 2）评估市场风险 通过预算要评估市场风险。评估收入与成本能不能达到你的目标。比如，你准备盈利多少，收入与成本间的关系。如果成本大，收入小，市场风险就很大。所以必须全面谨慎评估市场风险。 3）细抠管理成本 通过预算管理，可以实现细抠管理成本。 4）审视业务流程 预算是对业务流程的财务化、数据化，凡是业务流程不清楚的主办方，项目经理无法编制预算。因此，只有审视业务流程，才能编制预算，才可以看懂业务流程对预算的影响。2．编制会展项目预算的内容 从会展项目预算的内容来看，它是由三个部类组成的，包括预计收入总额、预计支出总额和预计项目利润额，其实质上就是收入、成本和利润。对于展览企业而言，有一个公式可表明其间微妙的关系：收入〉成本〉利润。所谓利润，就是公司把项目所
