实施#
01公关活动操作指南我们在给客户做公关活动策划之前，一般会对客户的企业形象，企业的现状进行分析了解，并进行诊断，最终再给出项目整体方案，那我们在和客户沟通公关活动时应该是什么样的操作流程呢?1.了解活动的基本信息2现场推荐指数3.确认活动主题4.借助媒体传播5.活动创意点6.活动流程规划7.活动预算统计8.活动应急预案经常有很多客户跑上来问我要做一个公关活动，给我一个活动计划。然而，很多活动信息并没有给我们，所以请在办公关活动的早期阶段明确这些问题。举办公关活动的目的是什么？推广品牌知名度还是产品推广会？这项活动什么时候举行？活动应该在一天中的那段时间举行？上午10点以后还是下午2点以后？参与者是谁？客户还是媒体记者？你想在什么类型的场地举行？高端氛围、高档还是低调奢？活动预算是多少？1.1.了解活动的基本信息。当以上信息全部落实清楚后，客户需要向我们提供这些信息，然后我们根据这些信息制定相应的规划计划。我们获得的活动基本信息越多，计划就越接近客户的需求。1.2场地推荐指数根据客户活动的基本信息寻找场地，如一般新闻发布会将选择在五星级酒店举行，然后我们推荐五星级酒店、会议厅面积、会议厅高度、会议室容纳、灯高度需要我们知道，同时寻找场地必须准备更多，甚至使用推荐指数指出哪家五星级酒店服务最高，举办了什么样的活动，最后找到了与活动最匹配的地方。1.3确认活动主题活动主题是对活动内容本身的高度总结，对整个活动本身起着非常重要的指导作用，可以让参与者，即参与者对活动的理解，如果你甚至不知道你的活动主题想表达什么？这说明这个活动肯定是失败的，所以一个好的活动主题对公关活动的成败至关重要。一个好的活动主题很容易传播，最大限度地发挥活动的效果。为了确认活动的主题，我们必须首先完善公共关系活动的卖点是什么？然后根据活动的目标和参与者进行优化。简而言之，活动的主题必须突出活动的特点（亮点）。1.随着互联网的快速发展，各种活动都希望借助媒体、新媒体和网络名人KOL等待名人资源宣传公关活动，有时在线效果往往比线下好，因为现在智能手机在中国非常流行，许多用户从互联网上获取信息，查看他们最喜欢的内容。因此，有了当前的数字活动，公共关系活动必须在媒体的帮助下传播。首先，我们必须确认邀请哪些媒体和名人参加，哪些媒体只需要在线发布新闻稿。然后是否需要现场直播互动和网络名人直播。在许多活动中都可以看到这些玩法。即使活动预算充足，也可以放一些微信大号。1.5活动创意是公关活动的整体联系，是品牌和消费者相互了解的桥梁。对于一个品牌来说，如果一个公关活动没有好的创意点，就没有新闻话题和亮点；小编公关活动的创意点分为三类；1)战略创意:一般大公司都有自己的年度公关策略计划，公关活动只是其中的一小部分，在思考公关活动Idea一定要围绕品牌全年的公关策略，然后进行整体的创意思路。2)形式创意:形式创意包括新闻发布会、项目路演、会议论坛、活动赞助、活动营销等。3)执行创意:执行创意是关键一步，包括空间展示、舞台设计、平面设计、活动亮点、互动视频制作、高科技展示等。AR、VR技术可以融入活动现场。让参与者知道这是什么品牌，对活动现场的亮点有深远的影响，形成口碑传播。例如：今年2月，管家为金伯利钻石策划了一场时尚顶级晚宴 新产品发布会以新高度、拓展格局、耀未来为主题，以耀为重点。因此，在开幕式上，金伯利新制作的广告片（月光女神）首次当场发布。更令人惊讶的是，月光女神中的女主角升降到现场，佩戴价值1.26亿元的25克拉稀世奇钻走秀，惊艳的晚宴全场，演绎出现实版的月光女神，让整个秀光芒四射，美不胜收，散发出无限魅力！活动创意其实最后拼的是活动执行力和细节。许多活动公司都有完美的想象力，但现场实施却大不相同。创意丰满，执行骨干。效果图，创意提案，都很漂亮，可以兑现吗？行业需要，任何道具，展示细节都应该非常纹理和精致，在现场客户往往在非常详细的地方，挑剔你，你非常被动。如果活动创意环节执行不当，后果可想而知。1.6活动流程策划当公关活动需要的物料全部设计并制作完毕，接下来在活动举办前期就要完成现场的搭建工作以及其他区域的布置，包括活动开始前的彩排和现场检查工作，当一切工作就绪之后，活动将正式开始，那么一般公关活动现场流程分为以下几点；1)嘉宾签到2)主持人开场白3)领导发言4)产品发布及演讲5)启动仪式6)嘉宾合影7)晚宴及表演1.7活动预算统计举办公关活动，首先了解活动预算和整体预算成本，一般来说，活动预算或组织者提前告知活动公司，活动公司根据组织者的预算规划和估计可执行性和可操作性，另一种情况是组织者不能给活动预算，需要活动公司报价。无论组织者是否给出实际预算，我们都需要给出详细的活动报价清单；包括客人邀请函、住宿、交通场地租金、现场布局、食品、饮料、装饰、舞台布局、舞台照明、特殊效果、材料制作、摄影、宣传材料、公关费用、媒体、表演艺术家费用等。预算清单必须一目了然，客户才能理解。1.8活动应急预案应急预案一般只会在大型的公关活动当中出现，参会人数达到1000人以上，百人规模的活动基本没出现事故，反之千人以上的活动经常会出现，例如上海外滩跨年夜踩踏事件、某活动现场打架事件等等，从活动公司专业角度来说，无论活动规模的大小都需要出一份应急预算并且要完整的执行下去。1)活动预警：检查活动前三天的天气预报，根据实际情况适当调整或延长户外活动。如果是内场活动，您可以在活动前一天向客人发送天气信息。2)现场消防:检查现场周边消防措施是否齐全到位，是否有紧急疏导人群出入口。3)医疗计划:在活动现场准备医疗箱，准备一些常规药品、创可贴、纱布等。做活动就是防患于未然。作为活动的负责人，一定要想到一切可能发生的事情，不能等到发生才后悔，因为做活动不是拍电影，没有补救的余地，所以多看多想就对了。以上是公关活动的操作指南。让我们谈谈公关活动的实施过程和一些需要注意的细节。02公关活动执行流程一般分为以下步骤：1.场地布置2.活动排练3.活动管理4.费用清单5.活动总结2.俗话说，万事开头，公关活动的难点在于选址和场地的布局。那么如何学会与场地沟通，首先要做好场地的前期调查和确认；1)确定公关活动的安排时间；2)确定进场路线，如停车区、卸货区、是否有货梯等。可通过材料体积确定活动用电量和开关门的位置；4)确定客梯、楼梯、安全出口的位置；5)确定特邀嘉宾的座位和休息室；6)确定嘉宾签到台和展区的位置；7)确定座位数量、放置方式和座位风格；8)确定嘉宾行走区域、茶歇位置等。；9)确定现场是否有网络和覆盖；10)确定现场照明位置；11)确定空调温度、平台位置和高度；12)确定停车场位置和数量；13)确定活动现场总面积和各区域面积；二是活动中所需材料生产的最终检查。如果提前发现问题，最好抓紧时间更换；1）仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期和时间；2)检查喷漆生产质量，及时补救，如需重新喷漆、调整颜色、加工等。；3)检查现场使用的材料是否真实；4)工程预期是否按预期施工；5)施工人员是否到位。对接施工负责人；6）高标准场地进入现场前可能需要施工人员的身份证和照片；7）制作施工材料清单进度表，是否按时完成并确认返工时差；8）现场可准备多种颜色的双面胶或透明胶，尽可能多地携带一些辅助小工具；下一步是现场施工，负责整个活动现场施工工程的完成；1)运输现场材料的通道入口和货梯的位置；2)设置舞台和主背景板的位置，测量前后间距；3)签署背景板和展区的位置，确认如何放置；4)活动标志、活动展示架和横幅的位置；5)控制台、灯架、音频和视频设备的位置；6)现场施工人员应注意的安全事项，活动中不得随意串通或离职；基本上，现场施工工作已经基本完成，但你认为这就足够了吗？你还需要扮演检查员的角色来检查容易出现的问题，例如：1)音响设备建成后，及时选择背景音乐；2)接收组织者提供的客户信息，如礼品袋、信息等；3）将活动所需的信息存储在某个地方进行统一管理和分配；4）检查活动所需的道具；5）所有材料的图片和位置是否正确；6）客人是否有杂物或地毯缺陷；7）及时纠正问题；2.2活动彩排1)首先确认所有彩排人员是否到位；2)确认舞台照明和音响设备是否调试到位；3)确认礼仪、演艺人员、摄影师和主持人的到达时间。活动前需要面对面沟通；4)确定VIP嘉宾名单正确；如有变化，及时与主持人沟通；5)确认讲台上的桌花和摆放是否到位；6)最后检查场地是否干净；活动彩排过程完成后，可以放松一下，或者找个没人睡一会儿的地方，然后等活动开始！2.3活动管理会前：1)安排礼仪，工作人员负责客人签到；2)安排专人接待；VIP客人，(可与客户沟通)VIP客人戴胸花；4)安排礼仪人员引导客人入座；会中：1)安排工作人员为嘉宾开门关门；2)活动开始前，提前5分钟与全体工作人员确认；3)照明show走，音乐走，主持人玩；4）会议各环节应安排工作人员控制，启动仪式需要礼仪协助；5）安排摄影师随时在会场周围拍照；会后：1）VIP客人离开现场时，安排专门按电梯或专车接送；2）所有客人离开现场后，开始退出，并要求施工人员注意安全；3）与现场结算现场费用等费用；4）提醒客户剩余信息是否打包；5）最后带回自己的材料，检查是否有遗留物；2.每次公关活动结束后，都需要有细的费用清单，一般会后的费用清单包括以下三种；1)活动尾款催收；2)演艺人员费用；3)材料制作费用；为了实现活动成本的准确性，尽可能计算所有成本。在这个过程中，你会发现成本中应该包含很多意想不到的费用。注意不断更新成本表，根据变化增减相关项目产出成本。2.5活动总结活动公司学会做会后总结是非常关键的，不是活动完成后，需要收集一些客户反馈数据，为下一个活动积累宝贵的经验，同样的错误不能出现在下一个活动。1)收集活动的照片和视频；2)提交客户满意度调查表，抄送上级领导；3)收集媒体新闻稿。整理归档发给客户；4)结算活动余额费；5)总结活动；根据墨菲定律，没有什么表面上看起来那么简单，错误总是错误的。如果你担心某种情况，它更有可能发生。基于此，它是公关活动中最好的活动执行警报。
